
Dokumentumok parkolója
Digitalizáció ide, digitalizáció oda, még mindig rengeteg íróasztal nyög a súlyuk alatt. Ennek egyik felől az az oka, hogy még mindig nagyon sok mindent kinyomtatott papírlapon dolgozunk fel, másik felől pedig – és ez a súlyosabb – egyszerre több minden olyannal foglalkozunk, amelyek nem igényelnek cselekvést vagy nem lehet azonnal cselekedni. Az eredmény pedig az, hogy sok időt kell eltölts azzal, hogy átvergődj a papírkupacon, hogy hozzáférj a szükséges papírokhoz ellenőrzés vagy átnézés céljából.
Ilyen helyzetekben javasoljuk, hogy hozz létre egy parkolóhelyet az ilyen dokumentumok számára, egy biztonságos helyet, ami ugyanakkor garantálja az azonnali hozzáférést. Ezt létrehozhatod úgy a fizikai íróasztalon, mint a számítógéped asztalán.
Ez azt jelenti, hogy veszel egy elemet (papírr vagy fájlt) és eldöntöd, mikor tudsz vele újra dolgozni. Ez történhet egy adott időpontban vagy egy többé kevésbé meghatározott periódusban. Ezután egyszerűen jelöld meg azzal a dátummal, amelyen legközelebb látni szeretnéd, és más hasonló elemekkel együtt dátumsorrendel elllátva helyezed el a parkolóban. Ezt követően fókuszálj a többi feladataidra, ne vesztegesd az idődet azzal, hogy újra és újra rájuk nézel.
A parkoló kezelésével néhány feltételt szem előtt kell tartani.
- Alakuljon rutinoddá, hogy kellő rendszerességgel ránézz a parkolóra. De csak azzal a szándékkal, hogy ne lépd túl a határiidóket.
- Először is érdemes korlátozni az elemek teljes mennyiségét (vagy A-tól Z-ig listázni őket), mivel időnként történik valami, ami azt jelenti, hogy korábban kell végrehajtania a műveletet, mint gondolta, és le kell kérnie egy elemet a fájlból, és az eredetileg beállított dátum előtt kell végrehajtania.
- Másodszor, érdemes összekapcsolni egy naplójegyzettel, különösen, ha nincs titkárnőd.